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ノウハウ

Slackリマインダーを使いこなす!!【超簡単】

こんにちは、「マサとフミ」のマサです。

先日、プロジェクトマネージャーからこんな依頼を受けました。

マネージャ
マネージャ

マサさん、お客様に進捗を伝えたいので、開発の状況を報告してくれる?

お客様には毎週報告するんでしょうか?

マサ
マサ
マネージャ
マネージャ

いや、今回は隔週でいいよ。

わかりました。隔週で進捗を更新して報告しますね。

マサ
マサ

うーん。隔週は忘れそうだな。なにか、リマインドが出来る方法ないかな。

マサ
マサ

通常であれば毎週や月1回での報告が多いと思うのですが、隔週だと忘れそうですよね。
今回は、最近コミュニケーションツールとして、よく使われているSlackのリマインド機能を使って、マネージャからの依頼を忘れないようにする方法を説明します。

Slackを使いこなす簡単な方法


マネージャからの依頼を忘れないようにする前に、Slackでリマインダの使い方をステップを踏んで理解してみましょう。非常に簡単です。
(使い方はいいから答えという方は、STEP4にジャンプして下さい。)

ステップは次の通り

  • STEP1:リマインダを登録しよう
  • STEP2:リマインダを登録しよう(コマンド編)
  • STEP3:登録したリマインダを確認しよう
  • STEP4:特殊な使い方、隔週を登録してみよう

では、具体的な画面を添えつつ、解説します。

STEP1:リマインダを登録しよう

とりあえず、実際に簡単に、使ってみましょう。
Slackの画面を開いて下さい、操作しながら見ていきましょう。

  1. メッセージフィールドの左側にある「稲妻」アイコンをクリックして、ショートカットメニューを開きます。
  1.  「自分自身にリマインダーを設定する」を選択します。
  1.  「いつ」フィールドをクリックして日付を選択します。
  2.  「時間」のメニューを開いて、時間を選択します。
  3.  「説明」の下に、リマインダーテキストを入力します。
  4.  「作成」を選択します。

以上です。もう登録出来ましたよ。


サンプルですが、実際に次の様な内容で登録してみました

「作成」を押下すると、リマインド設定が出来ます。

実際の時刻になると以下の様なメッセージで通知してくれます。
Slackbotにメッセージが出ます。

「STEP1」は以上です。次のステップ「STEP2:リマインダを登録しよう(コマンド編)」に進みましょう。

 

STEP2:リマインダを登録しよう(コマンド編)

STEP1は非常にシンプルな方法でしたね。ただ細かく条件を指定したい場合や繰り返し通知設定したい場合がありますよね。そのような場合には、/remind(コマンド)を使用して入力することで登録することができます。こちらも難しくないので実施してみましょう。

いたって簡単です、メッセージフィールドに入力するのみです。

/remind me “進捗報告日です。本日18:00までにお客様提出用の進捗文書を更新してマネージャーに提出” 1-4 9:00

設定できる内容に関して、細かく説明していきます。

[誰(英語)]

[誰(英語)]の箇所には下記のように、自分、あるいは特定の人、チャンネルを指定することができます。

  • /remind me (自分)
  • /remind @user_name (特定の人)
  • /remind #channel_name (チャンネル)

なお、他者に対しての「繰り返し」リマインダーを設定することはできません。
あくまで「繰り返し」ができるのは自分自身のみです。

[何を(日本語)](リマインドしたい文章)

[何を(日本語)]の箇所には、「1時間後に歓迎会が始まりますので、移動を始めてください。」などのようにリマインダーの内容を日本語で入力することで文書を作ります。

  • /remind @channel “1時間後に歓迎会が始まりますので、移動を始めてください”

「”(ダブルクオーテーション)」は特になくても問題ないのですが、括ってあげることで、文書の開始終了がわかってわかりやすいです。

[いつ(英語)]

日時の指定は様々なフォーマットが用意されています。
下記の例は可能な限り日本人にも馴染みがあり、なおかつシンプルに書く方法をまとめてみました。

30分後、6時間後に通知

30分後に通知

/remind @channel “書類をメールセンターから発送してください。” in 30 min

3時間後に通知

/remind @channel “書類をメールセンターから発送してください。” in 3 hour
特定の日時に通知

今日の10時に通知 (日付や曜日がない場合はその日の指定になります)

/remind @channel “朝ミーティングします。” 10:00

4月3日の18時に通知(19時開始だとして)

/remind @channel 新人歓迎会 4-3 18:00

来週の14時に通知
(曜日を指定していない場合は、例えば月曜日に登録した場合は来週の月曜日になります)

/remind me “XX検討会” next week 15:00

2021年1月8日の10時に通知

/remind @channel “12月の精算を実施して下さい。” 2021-1-8 10:00
繰り返しでの通知(毎日、毎週、毎月、毎年)

毎日18時に通知

/remind @channel “本日の日報を更新してください” every day 18:00

毎週木曜日の13時に通知
(曜日はMon, Tue, Wed, Thu, Fri, Str, Sunのように省略可)

/remind @channel “定例ミーティングです” every thu 13:00

毎月25日の17時に通知

/remind @channel “月次報告を作成して下さい。” every 25th 17:00

 

STEP3:登録したリマインダを確認しよう

リマインダーのリストを表示する

/remind list コマンドを使って、今後、過去、未完了のリマインダーのリストを表示します。特定のチャンネルに対するリマインダーを確認・管理する時は、そのチャンネル内で /remind list コマンドを入力します。

STEP4:特殊な使い方、隔週を登録してみよう

では、ようやく本題であるマネージャからの依頼に対して忘れない様にしてみましょう
これも簡単です。

隔週 月曜日の10時に通知

/remind me "お客様提出用の進捗報告文書を更新してマネージャに提出" at 10:00 every other Mon

 

単純作業は任せてクリエイティブな作業をしよう。

というわけで、今回は以上です。
最後に1つあり、それは「リマインドや単純作業はコンピュータに管理してもらおう」ということ。
色んな作業を抱えている中、全ての作業を何時やるのか管理して実施するのは、大変ですし、ストレスが溜まってしまいます。

リマインダぐらい、既にやっているし、知っているという人が大半だとは思いますが、使いこなしている人は少ないです。
特に若手の時は、他の事で一杯一杯で作業を自分の手のひらで転がす事もできないので忘れがちです。
しかし、単純な事はコンピュータに任せてしまえば、よりクリエイティブな作業に時間を使えますし、一つ一つ確実に遂行することで、信用にも繋がります。

多くの人がしない行動をすると、それがパフォーマンスに繋がり、「オンリーワンの価値」に繋がります。

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